Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có cơ sở dữ liệu (CSDL) về nhân viên của mình. Ngày nay, áp dụng CNTT các doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và quản lý những th,ông tin cơ bản của từng nhân viên như tên họ, bằng cấp, ngày phân công, bổ nhiệm công tác, lương và các khoản phúc lợi khác…
Ngoài những thông tin tối thiểu ở trên thì CSDL còn chứa các loại thông tin hữu ích khác cho doanh nghiệp. Mỗi CSDL được xây dựng riêng cho một mục đích nào đó, trong đó các dữ liệu trong từng hồ sơ cá nhân của nhân viên được phân khúc thành từng mục tham khảo của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một CSDL được thiết kế chứa các thông tin về nhân thân người nhân viên trong cơ quan, hồ sơ về đào tạo và kinh nghiệm của từng nhân viên đó như quản lý tài chính, giám sát nhân viên trực tuyến, các mối quan hệ với khách hàng hoặc các mối quan hệ pháp lý. Những kỹ năng đặc biệt khác có thể là quá trình đào tạo về CNTT, nghiệp vụ kỹ thuật. Những thay đổi khác có thể thêm vào là bằng cấp ở trình độ cao, kỹ năng ngoại ngữ hoặc bất kỳ bằng cấp nào mà người nhân viên có. Công tác này được các doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% nước ngoài, các tập đoàn đa quốc gia áp dụng rất hiệu quả và bài bản.
Lợi ích thực tế nhất của CSDL nhân viên là sử dụng cho việc tuyển dụng nội bộ. Bằng cách tuyển dụng này, các doanh nghiệp có thể có ngay được nguồn nhân lực đã được kiểm định từ trước cho một vị trí nào đó. Ngoài ra, những ứng viên này đã biểu lộ lòng trung thành với doanh nghiệp và lộ trình thông tin về tập quán công việc của họ và các mục tham chiếu đáng tin cậy khác đã được kiểm chứng. Đồng thời, doanh nghiệp hiển nhiên tạo một động lực cho niềm tin và sự nhiệt tình cho nhân viên. Nhân viên sẽ nhận ra rằng công tác trước đây của họ đối với doanh nghiệp đã đưa họ đến vị trí đại diện cho sự thăng tiến trong sự nghiệp. CSDL nhân viên cũng tạo điều kiện để đưa ra một chương trình phát triển nhân viên.
Sự nghiên cứu phát triển nhân viên có thể bao gồm một chương trình tư vấn kinh nghiệm công tác (mentoring program) trong đó nhân viên làm việc với những đồng nghiệp có thâm niên để chia sẻ các chiến lược phát triển sự nghiệp. Quá trình như vậy sẽ xác định những kỹ năng còn thiếu của nhân viên và doanh nghiệp nhận thấy rằng nên tạo điều kiện bồi dưỡng nghiệp vụ thêm nhân viên. Sự hỗ trợ này có thể là các khóa đào tạo tại chỗ, đào tạo tập trung, hoặc hỗ trợ kinh phí cho người nhân viên tham dự các lớp học bổ sung kiến thức ngoài thời gian làm việc của họ tại mỗi doanh nghiệp.
Việc cập nhật thông tin cần thiết của “kho” lưu trữ CSDL cũng rất cần thiết để mỗi nhân viên có thể đạt được lợi ích đầy đủ. Doanh nghiệp cũng có lợi ích từ những thông tin cập nhật như phẩm hạnh gia tăng; lòng trung thành của nhân viên và những nỗ lực học tập rèn luyện mà người nhân viên trang bị để đưa đến sự thăng tiến. Chẳng hạn, trong donah nghiệp đang có những nhân viên đang theo đuổi học vị ở bậc cao có thể tối ưu hoá khả năng thăng tiến của mình có liên quan đến nghiệp vụ họ đang công tác. Ngày nay, đa số các CEO thích chọn phương án khen thưởng nhân viên cấp dưới bằng sự thăng chức vì họ đã có lòng trung thành, vì có óc sáng tạo, nhiều sáng kiến hoặc đơn giản chỉ là làm việc siêng năng. Phương án này càng thuận lợi hơn với sự hiện diện của kho dữ liệu ghi nhận kỹ năng nhân viên.
Công tác trù bị nhân sự nhờ áp dụng CNTT vào việc quản lý CSDL nhân viên là rất cần thiết cho các CEO, các vị lãnh đạo muốn thực hiện những đổi mới theo kế hoạch một cách trình tự. Kế hoạch phát triển cũng như các nỗ lực cắt giảm ngân sách đều phải phụ thuộc vào nguồn thông tin chuẩn xác của bộ phận nhân sự (HR: Human Resource) để tránh mất đoàn kết và hỗn loạn. Những cắt giảm ngân sách rất có thể gây rối loạn hoạt động của cơ quan khi chúng được thực hiện thiếu sự cân nhắc hợp lý về thời hạn thâm niên của nhân viên và quyền được chuyển công tác. Những quyết định cắt giảm ngân sách tiến hành vội vã có thể dẫn đến những buổi họp chất vấn và những khiếu nại vì bị nghỉ việc bất hợp lý. Những điều này các doanh nghiệp không mong muốn. Như vậy, CSDL nhân viên ngày càng quan trọng khi chiến lược săn đầu người đang là một xu thế trong mọi ngành nghề. Các CEO cần quan tâm để tránh tình trạng là “lò” đào tạo nhân tài cho đối thủ.
